La digitalización en los negocios trae incontables beneficios y es cada vez más una necesidad insoslayable. Pero también es, en ocasiones, una obligación que no puede postergarse. Es el caso de la factura electrónica para autónomos.
La factura digital tiene unas ventajas considerables, pero su importancia ha crecido porque será de obligada implantación para los trabajadores autónomos en 2023 en virtud de la Ley Crea y Crece.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es una factura cuyo formato es digital. Es decir, es un documento emitido de forma electrónica que tiene efecto legal y que sirve de certificado a una operación comercial de compraventa.
La factura electrónica tiene el mismo carácter legal que su equivalente en papel. Debe garantizar con claridad la legibilidad, autenticidad e integridad de su contenido. En la factura electrónica, la autenticidad e integridad pueden certificarse mediante la firma electrónica o medios análogos.
Existen dos tipos de factura digital, según establece la Administración:
- Facturas en formato estructurado: poseen datos y están generadas por el sistema informático del emisor.
- Facturas en formato no estructurado: emitidas en PDF, a veces tras el escaneo de una factura de papel, no contienen estructura de datos.
Beneficios de la factura electrónica
Más allá de la obligatoriedad de adoptar la factura electrónica, ésta tiene unas ventajas sobre la de papel.
- Reducción de costes: se eliminan todos los costes relativos a la emisión e impresión de papel, además de otros asociados, como mensajería y almacenamiento de los documentos.
- Rapidez y sencillez: una vez implantada la factura digital, todos los procesos se realizan con mayor agilidad y de manera más simple. La entrega más rápida de facturas hace también más ágil su cobro.
- Mayor eficiencia y productividad: la productividad en el negocio del autónomo se ve afectada positivamente. El acceso a las facturas es más rápido y eficiente, se evita la pérdida de documentos y se reduce la probabilidad de error humano.
- Control de ingresos: la digitalización asegura un mayor control de la trazabilidad de los flujos de ingresos.
- Mejora la imagen del negocio: el uso de la factura electrónica es un ladrillo más en la construcción de la digitalización de tu negocio. La adaptación a las nuevas tecnologías confiere una mejor imagen y más profesionalidad. El negocio del autónomo también puede mejorar su imagen gracias a la transparencia fiscal que le proporciona la factura electrónica y al mayor cuidado del medio ambiente al prescindir del papel.
Obligatoriedad de la factura electrónica
La factura electrónica dejará de ser opcional para los autónomos y pasa a ser obligatoria, según la Ley Crea y Crece. La obligatoriedad afecta a las relaciones entre empresas y autónomos.
Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. El destinatario y el emisor de las facturas electrónicas deberán proporcionar información sobre los estados de la factura.
Aprobada en septiembre de 2022, los plazos de adopción de la factura electrónica varían según la facturación de autónomos y empresas:
- Autónomos y empresas con facturación anual superior a los 8 millones de euros: tendrán que adoptar la factura digital a partir de septiembre de 2023.
- Autónomos y empresas con facturación anual inferior a 8 millones de euros: la asunción de la factura electrónica será desde septiembre de 2025.
En cuanto al contenido de la factura digital, será el mismo que el de la factura en papel. En cualquier caso, el emisor de la factura estará obligado a facilitar el acceso, visualización, descarga e impresión de la factura electrónica por parte del receptor. Asimismo, deberá conservar un mínimo de cuatro años las facturas.
Con el ánimo de impulsar la digitalización, la Unión Europea lanzó el Fondo de Recuperación Next Generation que asigna diversas ayudas a autónomos y empresas, como el Programa Kit Digital. El Kit Digital contiene varias soluciones de digitalización entre las que se encuentra la factura electrónica.
