La tecnología puede ser el mejor aliado de los ciudadanos en sus relaciones con Hacienda, ya que les ahorra tiempo de espera y desplazamientos, y les permite realizar las gestiones a golpe de clic, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Sin embargo, en ocasiones también se convierte en su peor enemigo.
La utilización de medios electrónicos, tanto para recibir notificaciones y comunicaciones de la Administración Tributaria como para presentar autoliquidaciones, escritos y documentación en general, no está exenta de dificultades que terminan generando intranquilidad.
El sistema electrónico, por sus deficiencias, puede afectar de forma irremediable al cumplimiento de los deberes del contribuyente. Máxime teniendo en cuenta que el pasado 31 de agosto, el Consejo de Ministros decidió ampliar a dos años el plazo para la entrada en vigor de los registros electrónicos generales, de apoderamiento, de funcionarios habilitados, puntos generales de acceso y archivo electrónico único.
Por ello, Life Abogados ha presentado una sencilla guía que recoge las siete principales dificultades que encuentran empresas, autónomos y personas físicas en su relación electrónica con el fisco:
➡️ No saber si se está obligado: muchos ignoran que, obligatoriamente, deben relacionarse electrónicamente con la Administración Pública. Y ahí se encuentran todas las personas jurídicas, las entidades sin personalidad jurídica y las personas físicas que ejercen una actividad profesional que requiera colegiación -así como sus representantes-. Estarían por tanto obligadas las comunidades de bienes, las herencias yacentes y las comunidades de propietarios.
➡️ La poca preparación de las Administraciones Públicas: muchas de ellas todavía no han preparado una vía efectiva de comunicación electrónica para el envío y recepción de documentos. De hecho, debido a la lentitud de algunos ayuntamientos, un buen número de personas obligadas a relacionarse de forma telemática se han visto forzadas a presentar reclamaciones y otro tipo de documentación en papel y por indicación telefónica o verbal de los funcionarios.
➡️ El mal funcionamiento: los fallos del sistema, a veces, impiden a los contribuyentes presentar a tiempo sus declaraciones, autoliquidaciones o recursos, lo que supone recargos automáticos a las presentaciones que se realicen fuera de plazo, aunque se trate de un incumplimiento por minutos. En este sentido, mientras los funcionarios de la Agencia Tributaria (AEAT) recomiendan no dejar las presentaciones para el final, Life Abogados recuerda que el último minuto del último día de plazo es tan hábil como el primero, por lo que no es admisible que el sistema pueda colapsarse o funcionar indebidamente.
➡️ La falta de capacidad del sistema para aceptar el tamaño de un archivo puede imposibilitar su presentación. Llegado el caso, el contribuyente se ve obligado a fraccionarlo o a reducir el peso del documento.
➡️ Problemas de acceso a las notificaciones electrónicas: aunque los contribuyentes puedan comunicar su número de teléfono móvil o su dirección de correo electrónico para recibir avisos de las notificaciones electrónicas emitidas por la Agencia Tributaria, ni el aviso constituye una notificación, ni su omisión o error evita que la notificación electrónica sea considerada plenamente válida. Por tanto, ninguna garantía legal asiste al ciudadano si el sistema del “aviso” no funciona correctamente, lo que le obliga a mantener una alerta constante y le exige acceder de forma periódica al buzón de su Dirección Electrónica Habilitada (DEH) o a la sede electrónica de la AEAT.
➡️ La falta de un sistema de actuación si los destinatarios no ven sus notificaciones: si el receptor no accede al contenido de una notificación electrónica, se entiende que ésta se ha producido por el mero transcurso de 10 días naturales. Las comunicaciones y notificaciones se pueden visualizar durante 90 días en la DEH y, después, sólo en la sede electrónica de la AEAT.
Pues bien, pese a que algunas sociedades mercantiles no hayan accedido a sus notificaciones durante un largo periodo de tiempo, desde el punto de vista jurídico se entiende producida válidamente la notificación por el transcurso del plazo de 10 días, dando lugar a muchas liquidaciones administrativas, recargos, acuerdos de naturaleza recaudatoria y sanciones.
En este contexto, Life Abogados recuerda que el sistema de notificaciones electrónicas pretende facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Por ello, si una empresa no accede de forma sistemática a sus notificaciones electrónicas, Hacienda debería detectar esta eventualidad y darle solución, tratando de buscar otras vías de comunicación, en vez de acumular notificaciones –a menudo sanciones y recargos- no visualizadas.
➡️ La opacidad para identificar el certificado electrónico de cada destinatario en el acceso a su buzón: en el caso de sociedades mercantiles y de otras entidades, el sistema exige identificar la persona física al obtener el certificado electrónico que permitirá el acceso a las notificaciones. Pero una misma persona física que representa a varias entidades dispone de varios certificados electrónicos, de manera que su nombre y NIF aparecen identificados siempre en primer lugar en el “nombre” del certificado electrónico, lo que puede llevar a equívocos.
