Los últimos años han marcado claramente la tendencia a la digitalización de nuestras actividades. El trabajo, el ocio, el estudio y otras cotidianidades se han transformado yendo hacia el mundo virtual. Sin embargo, las actividades deportivas y sociales siguen siendo experiencias de presencia física.
La gestión tradicional de clubes deportivos
La gestión con la que se han llevado los clubes deportivos hasta hace unos años cuenta con unos problemas que pueden perjudicar la actividad del club, como por ejemplo:
- La cantidad de documentos e información en papel con cuentas, balances, datos fiscales, contabilidad, proyecciones, socios, comunicación y un largo etcétera, es el día a día en la gestión tradicional de clubes deportivos.
- Largas horas de reuniones presenciales de directivos, entre las esperas, las ausencias y la información evitable: una pérdida de tiempo y recursos que los clubes no deberían perder.
- Vías de comunicación (internas y externas) inoperantes, sin feedback ni recopilación de datos.
Hoy en día, las herramientas digitales como los software de gestión deportiva dan la posibilidad de comprender que la gestión tradicional puede resultar ineficiente, perjudicando tanto al club como a los socios.
Factores a tener en cuenta en la gestión de un club deportivo
En primer lugar, hay que definir qué tipo de club deportivo tenemos entre manos. Basándose en el enfoque social, económico y deportivo se puede optar entre la formación de un club deportivo elemental, básico o una sociedad anónima deportiva.
Una vez en marcha el proyecto, el siguiente paso es formar alianzas con otros clubes de nuestra categoría, con quienes relacionarse de forma directa y continua. Para esto existen federaciones y ligas profesionales donde se organizan actividades, se compite y se solicita asistencia en los casos necesarios.
A fines legales y administrativos, es necesario que se registren los documentos acreditativos. Presentar el acta fundacional ante notario público, elaborar un reglamento interno, definir la actividad y consultar y asesorarse continuamente sobre otros procesos legales necesarios.
Mantener el contacto con los socios hará crecer el club en la comunidad. Esto puede hacerse desarrollando medios de comunicación interna que además de crear el contacto con los socios, dará la posibilidad de crear lazos entre ellos. También hay que tener bajo control las herramientas de comunicación externa: cómo comunicaremos el club ante la comunidad y cuáles serán las formas de atraer a nuevos socios.
El control contable constante es imprescindible. El dominio de todos los movimientos de finanzas, la organización de las facturas, patrimonios, altas/bajas y balances ante hacienda.
Por último, el eje del club deberá ser el papel que ocupa como organización social. Las actividades deberán estar siempre orientadas a la recreación, el fomento y el desarrollo de herramientas de integración social en el contexto con el que esté involucrado.
La eficiencia digital
Los procesos en la gestión tradicional pueden resultar ineficientes sabiendo que hoy en día se puede contar con herramientas digitales que facilitan las tareas y permite ahorrar recursos indispensables al club. Actualmente es difícil imaginar que los clubes deportivos que destacan lleven su gestión sin dichas herramientas digitales.
Consejos para digitalizar tu club deportivo
- En primer lugar, el club necesita estar presente online a través de un sitio web corporativo, intuitivo y fluido.
- Además, es fundamental contar con una app para dispositivos móviles sencilla, accesible y en lo posible gratuita. Así se garantiza a los socios actuales, futuros y potenciales la posibilidad de interactuar directamente con el club deportivo de manera simple y cómoda.
- La agenda de actividades tiene que actualizarse en tiempo real, con posibilidad de feedback y transmisiones en vivo a través de las plataformas. Esto debe estar acompañado de una comunicación continua, que informe previamente a los socios a través de notificaciones personalizadas.
- Esencial es brindar máxima sencillez y comodidad al mecanismo de reservas. El usuario debe poder visualizar desde cualquier dispositivo y en cualquier parte del mundo cuáles son los horarios disponibles para cada actividad, acompañado de información personal de la cuenta del socio (turnos previamente reservados, actividades incluidas en la cuota, distancia geográfica de los eventos, etc).
Beneficios de estar digitalizados
La gestión digital provee un mayor control de todas las tareas internas del club y facilita la comunicación con los socios, además de brindarles la posibilidad de interactuar cómodamente con nuestras actividades o en caso de cualquier problema o duda.
Con algunos clics, es posible tener control de las finanzas, organizar reuniones virtuales, elaborar tareas y gestionar recursos humanos, facilitando la gestión interna.
Además, una gestión digitalizada aporta más dinamismo a la comunicación con nuestros socios. Informar de actividades, atraer nuevos socios, generar lazos en la comunidad, fomentar la actividad deportiva, y más, desde la comodidad que brinda un software de gestión de clubes deportivos.
La transición a las plataformas digitales de gestión es un paso necesario para los clubes deportivos del futuro. Con los tiempos que corren, no conformarse con la digitalización y quedarse anclado a la tradición puede suponer el fracaso de la actividad de tu club deportivo.
Los nuevos softwares y medios digitales ya son herramientas fundamentales para cada negocio, tanto en la gestión, como en la relación con los usuarios. Es tiempo de digitalizarse.
