Llega un lunes por la mañana, abres tu bandeja de entrada del correo electrónico y no tienes emails nuevos. Al día siguiente ocurre lo mismo. Hasta que mirar el correo sólo se produce en ocasiones especiales, o cuando atiendes una llamada advirtiéndote de que recibirás el archivo en un email.
¿Te lo puedes llegar a imaginar? Pues es lo que muchas empresas tratan de conseguir en un futuro. Y no van mal encaminadas. La aplicación de gestión y planificación Sinnaps nos confirma que esto es posible y nos da las claves para lograrlo.
La política ‘zero-mails’ en las empresas
La comunicación de equipo es de los pilares más valorados por los buenos líderes. En la actualidad, gran parte del traspaso de información se produce a través del correo electrónico. Una circunstancia que se incrementa si hablamos de equipos dispersos geográficamente.
Por eso, la tendencia en muchas empresas es la de reducir el número de emails recibidos hasta la mínima expresión. Su razón principal es la de aumentar el nivel de productividad entre sus empleados.
Así lo lleva expresando durante los últimos años, el director ejecutivo de Atos, Thierry Breton. Su política de ‘zero-mails’ tiene como propósito eliminar uno de los ladrones de tiempo más peligrosos y populares entre las empresas actuales: el correo electrónico.
Se calcula que sólo el 15% de los emails recibidos durante el día son útiles. Esto tiene que cambiar. Por eso, cada vez encontramos más aplicaciones con las que comunicarnos internamente a través de mensajería instantánea.
No se trata de extinguir por completo las direcciones de email, sino de aplicar una cultura de comunicación ágil, ordenada y centralizada. Su finalidad es la de encontrar rápido la información requerida, de mantenernos actualizados en todo momento, de no repetir mensajes, etc. En definitiva, se trata de unificar planificación, gestión y comunicación en una misma aplicación.
Comunicación y gestión desde un mismo sitio para terminar con el mail
Por suerte, la tecnología cada vez está más a nuestro favor. Al igual que el escritorio de trabajo se ha ido simplificando en las últimas décadas, a medida que añadíamos elementos al escritorio digital, ahora tendemos a reducir también el número de aplicaciones con las que trabajamos. Todo un reto en la era de las apps.
De hecho, son las propias aplicaciones las que buscan integrar comunicación y gestión desde la misma plataforma. Aplicaciones como Sinnaps así lo permiten. Dentro de las propias actividades puedes asignar personas e iniciar una conversación con tu equipo.
Además, es muy útil para mantenerse actualizado de todo lo que va pasando en el día a día de tu trabajo. Este tipo de ‘apps’ disponen de un muro, como si de una red social se tratase, con todos los cambios que se producen en las planificaciones. Nos dirigimos así hacia un panorama totalmente social, reduciendo al mismo tiempo el número de emails. Una relación que puede sonar incluso paradójica, a la vez que efectiva y útil.
Los ‘zero-mails’ también se aplican a clientes y proveedores
A la política de los ‘zero-mails’ de Thierry Breton, le añadimos el objetivo de reducir también el volumen de emails procedentes de proveedores, e incluso clientes. ¿Cómo y por qué es necesario implementar la mensajería instantánea también con nuestros agentes externos?
La respuesta está en aplicar un trabajo cada vez más colaborativo y transparente. Las planificaciones se pueden compartir con los proveedores y clientes. Con una gestión de permisos adecuada, las aplicaciones de gestión de hoy día, permiten que todos nos mantengamos informados en todo momento. Esto reduciría enormemente el índice de errores y los resultados se adaptarían mejor con las exigencias del cliente.
El trabajo colaborativo es una realidad en las principales empresas más competitivas. Una prueba de ello es que grandes compañías buscan aplicar esta cultura revolucionaria a sus equipos de trabajo. Una manera de trabajar que forma parte del éxito de muchas start-ups actuales.
No sabremos cuándo podremos deshacernos por completo del correo electrónico. Probablemente nunca, pues es un vínculo importante en nuestra comunicación externa. Pero sí sabemos que es posible trabajar en un entorno totalmente colaborativo, en la nube y fusionando comunicación y gestión en uno. Al fin y al cabo, no queremos perder más tiempo buscando en la bandeja de entrada asuntos que podrían estar organizados en las actividades planificadas de nuestro Sinnaps.
