Las ventas son la sangre de cualquier negocio sin importar si es joven o antiguo, startup o corporativo, B2B o B2C, pues son lo único que da viabilidad de largo plazo a las empresas.
Las empresas tienen la necesidad de gestionar de una manera adecuada la función comercial y establecer un proceso para vender. Es básico conocer el proceso a seguir desde que un cliente potencial entra en contacto con la compañía, asignar quién se hace cargo y qué tipo de presentaciones o materiales se necesitan, qué debe hacerse para concretar el cierre de ventas y hasta tener claro en qué momento una venta debe considerarse cerrada.
Al mismo tiempo, controlar la ejecución a través de indicadores se vuelve particularmente importante, pues no se puede mejorar lo que no se sabe medir.
“Conforme vamos avanzando con los prospectos, es probable que perdamos a algunos de ellos: no les gustó nuestro servicio, no requerían nuestro producto, no les pareció accesible nuestro precio o al final eligieron a la competencia”, observó Gonzalez Gasque, director general de G2 Consultores. “Por eso, la representación gráfica de los clientes que tenemos en cada etapa del proceso se parece normalmente a un embudo, al que se le llama también “funnel” de ventas”
González Gasque explicó que aunque elaborar un funnel de ventas es una tarea compleja, una vez elaborado y con las ideas claras respecto al mismo, permite analizar la evolución de nuestro proceso de ventas, viendo el comportamiento o la evolución en cada una de las fases y las tasas de conversión de una fase a la otra.
En un proceso normal de seguimiento al cliente, la empresa comienza con el contacto con el cliente y una vez que se detecta interés se define como prospecto. A continuación, se realiza un proceso de calificación y, al aprobarlo, se considera como una oportunidad. Al presentarse la propuesta se define como negociación, y si hay motivos para creer que se está en proceso de concretar la oportunidad, se asigna el estatus de cierre.
Cada empresa debe diseñar su propio proceso de venta y definir las etapas de acuerdo a sus características y necesidades.
“Lo importante es medir qué está pasando y qué necesitamos que suceda. En primera, cuál es la tasa de conversión de nuestro proceso y cuál es la tasa de conversión de cada una de las etapas” explicó González. “Si cerramos uno de cada diez clientes, tenemos una tasa de conversión del 10%. Si la mitad de los prospectos que nos buscan no califican, entonces la tasa de conversión de la etapa de calificación es del 50%”, ejemplificó.
Medir las tasas de conversión, compararlas entre los diferentes canales y agentes, hacer benchmark contra la industria y la competencia, permite enfocar energías en las partes débiles del proceso y optimizarlo.
Si, por ejemplo, después de una presentación pierdes a muchos prospectos, tal vez tu presentación esté mal enfocada, no calificaste bien a los clientes que estabas atendiendo en primer lugar o necesitas ayuda para entender mejor a tu mercado y cómo abordarlo.
Por otro lado, es imprescindible entender que existen suficientes prospectos en el funnel. Para cerrar 10 cuentas cada mes, sabiendo que la tasa de conversión es del 50%, entonces se necesitan tener 20 prospectos en activo ese mes. Si el ciclo de ventas toma 6 meses, entonces el funnel debería tener 120 prospectos en diversas etapas. Es decir que, si no se aseguran suficientes oportunidades, no se va vender lo suficiente, incluso al optimizar las tasas de conversión.
Administrar el funnel de ventas y entender cómo se ha venido comportando, así como las tasas de conversión del proceso, es fundamental para tener una organización que vende consistentemente.
