El pasado mes de abril entró en vigor el uso de la factura electrónica bajo el estándar B2G (Business-to-Governement, por sus siglas en inglés) referido a las operaciones realizadas entre las empresas y el Estado dentro de la Unión Europea. Desde entonces, y de acuerdo con normativas europeas y españolas, son muchas las empresas que han aumentado el uso de la factura electrónica.
Según el estudio «Comparativa de facturación electrónica 2017-2018«, realizado por SERES, en 2018 se utilizaron casi 182 millones de facturas electrónicas, lo que supone un aumento del 15% respecto al año anterior.
La Agencia Tributaria define la factura electrónica como “una factura que, ajustándose a los requisitos establecidos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de facturación, ha sido expedida y recibida en formato electrónico”. El uso de este tipo de estándares comunes ha generado iniciativas empresariales que comparten un mismo objetivo: acelerar la transformación digital, generando grandes beneficios tanto para los negocios como para las Administraciones Públicas y facilitando la comunicación de datos.
Grandes empresas: obligación y digitalización administrativa
En el caso de las grandes empresas, el uso de la factura electrónica nace como una obligación, tras la entrada en vigor del sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) puesto en marcha por la Agencia Tributaria en julio de 2017.
Este sistema de declaración del IVA obliga a todas las empresas inscritas en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDEME), a las grandes empresas con una facturación superior 6.010.121,04 € y a los grupos de IVA, a informar de sus movimientos y operaciones relacionadas con sus facturas a través de la sede electrónica de la AEAT. Uno de los requisitos para que las grandes empresas puedan utilizar el SII es contar con un software que sea compatible con la Agencia Tributaria y que permita la emisión y recepción de las facturas electrónicas. Por lo que, en muchos casos, el uso de ERPs que coordinen la gestión digital de la empresa, se convierte en una necesidad.
Pymes: la factura electrónica para impulsar la gestión
Sin embargo, la factura electrónica puede suponer una ventaja para las pymes españolas, ya que dinamiza las gestiones empresariales, impulsa la transformación digital de los pequeños negocios y permite que las pymes dediquen menos tiempo a la manipulación y gestión de archivos, así como supone mayor control del proceso administrativo.
De hecho, según el estudio, las medianas empresas se sitúan a la cabeza en el uso de la facturación electrónica con un 45,48% de la emisión y un 35,57% de la recepción. Les siguen de cerca las microempresas que han aumentado la emisión y recepción de e-facturas en 2018 en un 1,5% y un 2,6% respecto al 2017.
La facturación electrónica ha sabido potenciar un aspecto valioso para las empresas: el ahorro en los costes de gestión. Se calcula que, en 2018, las empresas españolas alcanzaron un ahorro de 1.148.117.849 de euros gracias al uso de la factura electrónica. Estos beneficios también se ven reflejados en el ahorro del tiempo dedicado a la gestión de la facturación, cifrado en el equivalente a 389 años laborables solo en 2018, y en el aprovechamiento de recursos como el papel, con su contribución con la preservación del medio ambiente.
ERP, un aliado en la comunicación con la Administración Pública
La tendencia iniciada con las normativas europeas, y potenciada por las AA.PP. españolas, está al alza en el modelo B2G y, en los próximos años, seguirá haciéndolo dentro en el modelo B2B. Es por eso que, tanto para las grandes empresas como para las pymes o microempresas, se hace necesario contar con un ERP que les permita hacer frente a estos requerimientos legales.
El uso de software de gestión permite a las empresas, independientemente de su tamaño, controlar el flujo de emisión y recepción de facturas de forma centralizada y mantener su información al alcance de todas las áreas que requieran hacer uso de los datos en un momento específico. Y en vista del aumento del uso de la e-factura en los últimos años, el uso de ERP por parte de las empresas se convierte en una inversión eficaz, que puede ahorrar a las empresas muchos costes y problemas administrativos tanto en el presente como en el futuro.
Por otro lado, la implementación de la factura electrónica ha supuesto un importante impulso a la transformación digital de las empresas y permite que, tanto el cliente, como la empresa, como la administración pública hablen el mismo idioma, agilizando los procesos de gestión empresarial. Conscientes de ello, las novedades del ERP CS v26 de PHC Software, incluyen funciones adaptadas y actualizadas con la el sistema SII. Entre estas funcionalidades se encuentra la posibilidad de crear alertas en el software, utilizando la framework, para calendarizar las comunicaciones de las facturas y evitar errores; además de contar con la posibilidad de validar de forma automática el NIF de la empresa, gracias a la comunicación vía webservice con la AEAT.
