Cuando desde un principio las reglas y procedimientos están claros, la estructura operacional permite que el desenvolvimiento de los empleados sea el adecuado, formando parte de una cultura interna mediante la cual se proyecta una imagen empresarial. Sin embargo, no siempre es así, suelen haber casos donde por una u otra razón los empleados no se llevan bien con la normativa o con la manera de hacer las tareas dentro de la empresa. ¿Qué hacer cuando no se cumplen los procedimientos de la empresa?
Conforme se da el crecimiento de la empresa es necesario establecer reglas, incluso los cambios en algunas leyes ameritan modificar algunas normas dentro de las empresas.
Lo primero que se debe hacer cuando se tiene un problema de este o cualquier índole, es analizar donde está la falla, para luego si poder atacarla y neutralizar su efecto negativo, procurando volver al correcto funcionamiento.
¿Por qué no se cumple con los procedimientos?
1.- Cuando hay fallas en la documentación del sistema
- El sistema documental no describe los procedimientos en forma específica.
- El sistema documental describe los procedimientos pero no describe los mecanismos de control, por lo que no existe un conocimiento claro de la aplicación y ejecución correcta de las tareas.
- El sistema documental solo describe algunos procesos y actividades. De esta manera los empleados realizan las tareas a su modo generando dispersión y confusión.
- Procedimientos que no contemplan variables en los procesos y actividades según el contexto.
2.- Fallas en el sistema de mejoras
- Se mejoran los procesos mas no se actualizan los procedimientos, quedando luego obsoletos.
- No se contempla un procedimiento que detecte áreas de mejora.
- No se contempla un procedimiento para elaborar, modificar o eliminar algún documento y sus registros.
3.- Fallas en el sistema de gestión
- No existe un sistema de gestión, se labora en base a la buena fe.
- Los mandos medios no reconocen el rol de un auditor, por ello nunca se realizan auditorias, no se reportan anomalías, ni se detectan prácticas a seguir ante procesos
- Los roles de la alta gerencia, no son específicos y claros respecto a sus responsabilidades.
- El cumplimiento de los estándares de operación no tiene reconocimiento y viceversa.
4.- Existe un liderazgo inefectivo
- La línea de mando es muy discreta, debido por ejemplo a que los mandos altos son los primeros en incumplir los procedimientos.
- Cuando los líderes dan más importancia a quedar bien con el personal o los clientes y no se preocupan por respetar lo establecido.
Lo más frecuente sobre el incumplimiento de los procedimientos radica en que la alta gerencia nunca analiza las causas, y se lo atribuyen a un tema relacionado con las actitudes y disciplina de los trabajadores y aunque estas fallas se resuelven las causas son equivocadas.
¿Qué hacer cuando no se cumplen los procedimientos de la empresa?
La empresa puede seguir y comprobar la efectividad de las normas y procedimientos, usando una sencilla documentación. De tal manera que cuando no se cumpla una norma o procedimiento se adopten medidas inmediatas para corregir la falla o incumplimiento.
Es importante tener esto claro y saber que se puede actuar de diferentes formas:
- Medidas disciplinarias: Se aplican mayormente en caso de incumplimiento en el área de Seguridad y Salud Laboral, ya que, son considerados como infracciones.
- Reconocimientos: Resaltar el cumplimiento adecuado de las labores, ofrecer reconocimientos a las buenas actuaciones y tenerlo en cuenta para posibles promociones.
- Realizar un sistemas de procedimiento de trabajo que distinga:
- Identificación del trabajo y las diferentes operaciones.
- División del trabajo basado en las diferentes fases en que se divide la tarea. Incluyendo los movimientos del trabajador, la manipulación y control de herramientas, equipos, materiales.
- La Definición de los posibles riesgos: Definir uno a uno los posibles riesgos y los factores claves que los posibilitan, a fin de que sean evitados en cada una de las fases del trabajo.
- Las medidas y controles pertinentes y requeridos en las diferentes fases de trabajo: Deben ser determinadas secuencialmente, estas medidas y controles son aquellas que serán convenientes adoptar para que los riesgos ya definidos no se materialicen.
Cabe resaltar para concluir que los estándares y procedimientos son esenciales en cualquier empresa ya que ayudan a los trabajadores a enfocar su energía en el logro de las metas y los objetivos de la empresa.
