Hacer inventario es una de esas tareas tediosas que más pereza dan al autónomo. Por eso, muchas veces no se hace con la suficiente continuidad y se posterga su realización. Sin embargo, entre la serie de tareas administrativas, financieras y de organización que debes hacer para mantener tu negocio en orden se encuentra la gestión de inventario. ¿Quieres saber cómo hacer un inventario?
Si eres un autónomo que vende productos físicos, llevar un inventario es básico para garantizar que siempre tengas los productos que los clientes te piden y para mantener tus cuentas financieras bajo control. Los autónomos dedicados a servicios también pueden hacer inventario para saber cuánto patrimonio tienen invertido.
¿Qué es un inventario?
Un inventario es un listado o relación de todos los bienes que tiene un negocio. Así, supone una herramienta indispensable para la gestión de una organización al permitir saber la cantidad y valor de los productos disponibles.
Sea cual sea el tipo de negocio que lleves, tienda física o tienda online, deberás controlar el flujo de bienes. Para ello, hacer un inventario te resultará de ayuda.
La frecuencia con la que debe realizarse un inventario depende mucho del tipo de negocio. Además, otros factores que pueden influir en dicha frecuencia es el volumen de los bienes a inventariar y la rotación de los productos. En todo caso, es conveniente hacerlo al menos una vez al año.
La importancia de hacer un inventario
El inventario es parte crucial de tu negocio, ya que te permite poner en orden las existencias. Pero ¿por qué es esto tan importante?
- Mejor servicio al cliente: un inventario asegura que tu negocio tenga los productos necesarios en stock. Así, los clientes no tendrán problema en obtener lo que quieren en cada momento, asegurando su fidelidad y lealtad.
- Identificar productos dañados u obsoletos: inventariar con regularidad tus productos permite identificar los productos en mal estado. Esto te permite tener un stock actualizado y en buenas condiciones.
- Reducción de costes: en relación con el punto anterior, el inventario permite reducir costes de almacenamiento. También ayuda a evitar compras innecesarias o a quedarte corto, lo que permite aumentar la eficiencia de la logística y el almacenamiento.
- Mejora las decisiones de gestión: un inventario bien hecho también es un instrumento de ayuda en la gestión. Permite identificar de forma precisa los productos y recursos con los que cuenta el negocio, lo que ayuda a tomar las decisiones más adecuadas para la su administración.
- Cumplimiento de la normativa vigente: el inventario puede estar obligado por la legislación, pero, en cualquier caso, es una buena ayuda para llevar la contabilidad y cumplir con requisitos legales.
¿Qué tipos de inventario hay?
Hay varias clases de inventario. Cada negocio debe emplear el que mejor se ajuste a sus necesidades.
En función de la frecuencia, podemos encontrar:
- Inventario periódico: los bienes se cuentan en intervalos regulares (de forma semanal, mensual, trimestral…).
- Inventario perpetuo: se realiza un seguimiento de las existencias prácticamente a tiempo real. Para ello debe usarse un software especializado que recoja la entrada y salida de productos de forma automática.
Según el tipo de producto, podemos encontrar inventario de materias primas, de productos intermedios o productos finales. También de productos perecederos o productos imperecederos.
Hay otro método, conocido como Análisis ABC que clasifica los productos en tres categorías dependiendo de su importancia y rotación.
Pasos para hacer un inventario
¿Cómo hacer un inventario? Aquí hay una serie de pasos para conseguirlo:
- Planificar y elegir un método de inventario: hay que planificar cuidadosamente el inventario, pensando bien los objetivos que se quieren conseguir y elegir un método, frecuencia y las herramientas necesarias para hacerlo.
- Organizar los productos del inventario: hay que preparar las existencias y ordenarlas de tal manera que sea lo más sencillo posible realizar su conteo. Es necesario etiquetar y catalogar de forma clara y útil y utilizar un sistema de codificación para facilitar el seguimiento.
- Contar y registrar los resultados del inventario: se trata de contar las existencias con el método elegido y con la ayuda del software u otra herramienta elegida y registrar los resultados en una hoja de cálculo o cualquier otro sistema de inventario.
- Analizar los resultados del inventario: los resultados deben analizarse para detectar cualquier problema y para sacar conclusiones que puedan ayudar a la mejor gestión del negocio. También puede ser aconsejable realizar auditorías periódicas.
Hay herramientas que pueden ayudar a realizar la gestión de inventario. En todo caso, contar con una buena solución ofimática ayudará a su proceso y registro.
