Hay varios peligros en las reuniones: no hacerlas o hacer demasiadas; hacerlas muy cortas o muy largas; hablar de nada o hablar de todo. Como en casi todos los aspectos de un negocio, encontrar el equilibrio adecuado es un arte que se perfecciona con el tiempo, y las reuniones de trabajo son clave para mantener a un equipo concentrado y dirigido hacia un mismo objetivo.
¿Has pensado lo que cuesta una reunión? Suma el salario por hora de cada persona que se reune y multiplícalo por el número de horas que estás en la sala. No se trata de tener una mentalidad de economista, sino de tomar conciencia de que el tiempo es valioso para nuestro negocio. ¿Por qué nos reunimos?, ¿quién tiene que estar aquí?, ¿qué información necesitamos?
1. Reúne a quien lo necesita
Hay ocasiones en las que las reuniones se convierten en una excusa para socializar o para opinar sobre todos los aspectos de un negocio. Si quieres una reunión efectiva, asegúrate de convocar solamente a aquellos que realmente tienen el poder de decidir sobre los asuntos que se vayan a tratar.
2. Decide y comunica el objetivo de la reunión con suficiente antelación
Ya sea una reunión programada o de seguimiento, es bueno centrar los temas principales y saber de antemano los puntos a tratar. Haz esto de forma breve y clara. Es muy importante decir explícitamente cuál es el objetivo principal de la reunión, ya sea “elegir nuestro proveedor de contenidos digitales” o “revisar el estado de nuestros equipos de trabajo”. Esto muestra gran profesionalidad, además de respeto por el tiempo de las personas que van a llevar a cabo la reunión. Permite, además, que los asistentes preparen con tiempo información adicional si es que fuera necesario.
3. Permite que los asistentes den información de antemano
Si estamos reuniendo a las personas clave y hemos centrado los temas a tratar, ya no tendrás espectadores pasivos en tu reunión. Da la oportunidad de que los asistentes envíen por e-mail puntos adicionales que deseen tratar relacionados con el tema de la reunión o documentación clave que aporte valor. El objetivo es implicar a los asistentes días antes de que la reunión tenga lugar. De este modo no se toman decisiones precipitadas, sino que todo el mundo ha tenido oportunidad de reflexionar, aportar la información necesaria y discutir en sus equipos los puntos relevantes.
4. Mantente enfocado
Con esta preparación, las personas llegarán a la reunión muy mentalizadas y listas para cumplir objetivos. Aún así, es muy normal que durante una reunión surja la distracción y pasemos del plan de ventas al estado de nuestros equipos informáticos o a la escasa calidad de la máquina de café. No dudes en reconducir, mantener la reunión en los puntos clave y tomar notas sobre temas que pudieran solucionarse en otro contexto o futuras reuniones. Poco a poco tu equipo irá acostumbrándose a reuniones cortas y efectivas, y sentirá que son herramientas que ayudan a mejorar el trabajo, en lugar de ralentizarlo.
5. Agradece e informa
Las personas clave han estado presentes. Estaban informadas de los temas a tratar. Han aportado valor a la reunión, quizá incluso por adelantado. Es hora de cerrar la reunión agradeciendo su labor en informar y tomar decisiones y mandar un acta o e-mail en el que se concreten los puntos clave a modo resumen para mayor claridad. Es importante cerrar bien y reconocer que el objetivo de la reunión se ha cumplido, así como dejar por escrito los compromisos y decisiones adquiridos.
En resumen, las reuniones de trabajo han de tener un propósito. Éste debe ser conocido por todos los asistentes, y se debe animar la preparación de antemano. Las personas valiosas quieren estar trabajando, sacando adelante proyectos y solucionando problemas. Las personas realmente motivadas no quieren estar en una sala esperando a que otro termine de hablar sobre un tema que casi no le afecta. Organiza así tus reuniones, y verás cómo sube el entusiasmo y la productividad de tu negocio.
