La organización de eventos corporativos es esencial para el crecimiento de una empresa. De estos se obtienen múltiples beneficios como mejora visibilidad para la marca, educación al cliente, promoción empresarial y una experiencia enriquecedora para el usuario, lo cual se puede reflejar en un aumento en el número de ventas.
De hecho, cerca de un 89% de profesionales del marketing apuestan por los eventos como estrategia de crecimiento, de acuerdo con datos del estudio de Customer Attainment From Event Engagement. De acuerdo con los expertos consultados, esta clase de eventos generan y aportan un valor notable a su marca.
Sin embargo, organizar eventos empresariales no es tarea de un sólo día. Son varios los aspectos que deben ser tomados en cuenta para lograr que la reunión cumpla los objetivos trazados.
En busca de apoyar a empresas y startups para realizar eventos que generen valor a su marca, es que la empresa especializada en eventos The Room se dio a la tarea de recopilar estos seis consejos que te ayudarán a que tu evento corporativo sea un éxito:
1. Ten claros los objetivos del evento
Antes que nada debes tener en cuenta qué objetivos se quieren al organizar el evento, con esto podrás definir si vale la pena organizar un evento y de qué tipo. Puede ser para promocionar un nuevo producto, presentar cambios estructurales, generar networking respecto a un tema o sector en específico, o con el objetivo de motivar a los empleados.
Conocer los objetivos te ayudará a definir qué clase de evento será y cuál será el formato más adecuado. Si lo que buscas es educar a tus clientes o conectar con actores de un sector en específico, puedes considerar un seminario o una conferencia; si lo que buscas es llegar a periodistas, puedes preparar un desayuno acompañado de una sesión de preguntas; mientras que si lo que buscas es hacer networking y vincular con actores clave, entonces un cocktail, cena o evento de lanzamiento pueden ser la salida más adecuada.
2. Busca el lugar adecuado
Es fundamental buscar un sitio apropiado que encaje con la clase de evento que se va a celebrar, pues para cada tipo de evento se requiere de una locación específica.
Si se va a celebrar un lanzamiento de marca para clientes selectos, es recomendable que sea en un espacio cerrado para generar un ambiente íntimo, mientras que si se trata de una celebración de fin de año, puede ser más informal y realizarse en un jardín o salón amplio.
Por otro lado, la ubicación del lugar influye mucho en la asistencia del evento, busca un espacio cercano a zonas de oficinas. Si es para el público en general, trata de hacerlo cerca de una ruta de transporte público. Sé empático y piensa que si llevas a cabo una celebración lejos de la ciudad podrías complicar la agenda de tus invitados.
Dentro de lo posible, trata de hacer tus eventos en locales especializados, pues así podrás ahorrarte gran parte del trabajo de logística y podrás contar con todo lo necesario para que tu evento sea perfecto.
3. Esmérate en las invitaciones
Dedica un largo rato a la generación y seguimiento de invitaciones, pues son la llave para convencer a tus invitados de asistir al evento. Es recomendable localizar y comunicarse con las personas adecuadas, hablarles sobre la próxima celebración que vas a realizar y, aunque todo se guarda de manera digital, también se considera un trato cordial enviar una invitación impresa.
Las invitaciones deben encontrar un equilibrio entre creatividad, seriedad y precio. No se trata de la típica postal de fiesta de cumpleaños, pero tampoco se busca hacer llegar simplemente una hoja con letras.
4. Crea una experiencia digna de recordarse
Expertos afirman que un cliente siempre está dispuesto a comprar o recomendar un producto después de vivir una experiencia agradable previo a su adquisición. Si en tu evento vas a presentar una nueva marca, piensa en una forma que impacte en la memoria de tus asistentes.
Si se trata de una nueva computadora, una app o hasta un simple accesorio, busca que el cliente se involucre, interactúe con el producto y pueda darte su opinión, de esta manera saldrá satisfecho de tu evento y no dudará en comentarlo con sus conocidos.
5. Acompáñalo con comida y bebidas
Como parte de una experiencia completa para el asistente puedes recurrir al catering. Hay que tomar en cuenta el contexto del evento para ofrecer el tipo de alimentación más adecuado. Si se trata de una celebración de larga duración, como un evento de fin de año, una carta de comida completa será lo más conveniente. Sin embargo, si se trata de algo de poca duración, puedes ofrecer canapés o cócteles que sean prácticos tanto para ti como tus asistentes.
La barra de licores le agrega valor a tu evento, incluso hay quienes se lucen ofreciendo servicios de bebidas preparadas, pero siempre considera que muchas personas no beben o no desean alcohol en el momento, así que ofrece de todo un poco.
6. No olvides las redes
Si tu evento no tiene ninguna mención en las redes, entonces prácticamente no existe para tu audiencia. Recuerda que el motivo de organizarlo es dar a conocer tu producto o consolidar tu empresa y sus relaciones. Ofrece servicio de Wi-Fi a tus asistentes, genera un hashtag acorde a tus necesidades y motiva a tus asistentes a hablar de tu celebración.
Vivimos en una era en donde todo está conectado, por lo que es absolutamente necesario disponer de una página web o redes sociales que vayan de a cuerdo a tus metas. A través de estos canales puedes hablar y promocionar previamente lo que sucederá en tu evento, además de subir contenido generado durante el mismo.
Es muy importante el correcto uso de las redes sociales antes, durante y después de la celebración de los eventos de empresa. También hay que contar en el lugar de la celebración con una red Wi-Fi fiable y robusta, y gratuita, con la que los asistentes puedan compartir e interactuar durante el evento en tiempo real.
