Gestionar las incidencias que surgen dentro las empresas, en un entorno complejo, es cada vez más complicado. Hay sectores que demandan sistemas que se adapten al ámbito de la empresa, y que les permitan comunicarse con sus empleados de una forma efectiva para poder aumentar su productividad y mejorar su mantenimiento y costes.
Como ya ponía de manifiesto el último Informe “La Sociedad de la Información en España 2016” de la Fundación Telefónica, el 59,8% de los internautas utiliza las aplicaciones de mensajería instantánea para hablar con sus compañeros de trabajo, el 37,4% de los internautas ya se han comunicado con empresas y negocios utilizando este mismo canal y una cifra un poco más alta, en concreto el 38,2%, afirma que le gustaría comunicarse con empresas y negocios utilizando este tipo de apps.
La tecnología móvil nos trae sistemas de gestión de incidencias como Sefici, una herramienta pensada para mejorar la eficiencia y la gestión de las incidencias dentro de la empresa de forma sencilla y profesional. Este sistema permite reportar en cualquier momento y lugar incidencias que surgen en el día a día, mediante un smartphone o un PC, y estas llegan inmediatamente a su responsable dentro de la empresa.
Basado en un sistema de productividad en la nube (o SaaS), su propuesta de valor es clara: aunar todos los canales de comunicación informales que habitualmente se usan dentro de las empresas para comunicar este tipo de incidencias en una plataforma profesional y eficiente.
Una máquina se rompe en una de las secciones de nuestra empresa, una habitación de hotel necesita una reparación urgente, nuestros equipos de mantenimiento están ejecutando trabajos fuera de la oficina….¿cómo controlamos estas actividades? ¿de qué forma vemos qué tareas están pendientes y cuáles realizadas? Incidencias centralizadas, control por parte de los responsables, comunicación en movilidad… son las ventajas de estos sistemas de control de incidencias
Esta gestión es inherente a todo tipo de empresas, tanto grandes como PYMES, y es especialmente relevante para corporaciones con diferentes sedes o muchos trabajadores desplazados o en movilidad. Empresas como Grupo Seat, hoteles como Radisson Blu Madrid u ONGs como Acción contra el Hambre ya han implantado Sefici como herramienta de gestión.
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¿Cómo funciona Sefici?
El uso es muy simple. Para comenzar a utilizar Sefici primero debes registrarte de forma gratuita desde su web y crear tu propio proyecto. Una vez hecho y configurado, cuando un empleado o cualquier miembro de la compañía descubre una incidencia (una tubería rota, una máquina que no funciona…), simplemente debe coger su Smartphone, en el cual tiene instalada la app de Sefici, e iniciar el proceso de alta de una nueva incidencia. El sistema funciona en Android/iPhone como en PC/Mac
Cuando la incidencia es creada, una alerta llega inmediatamente al responsable de gestionarla. Este puede iniciar un chat con la persona que ha descubierto el problema, para pedirle que le envíe fotos, vídeos o más información a través de la misma app. El responsable puede reasignar la tarea a otros compañeros, revisar qué hay pendiente, cerrar incidencias ya resueltas. En definitiva, tener el control sobre qué está sucediendo en su negocio, en tiempo real.
Los responsables de las empresas pueden tener un histórico de las tareas realizadas, para analizar qué sucede en su negocio: ¿qué máquinas se estropean con más facilidad, cuánto tiempo pasan mis empleados en reparaciones, cuál de mis sucursales genera mayores problemas de mantenimiento…?
La comunicación es otro aspecto que mejora notablemente, ya que se evita el uso de apps de mensajería como Whatsapp, o del correo electrónico, post-its, partes en papel…toda la gestión se realiza online desde un mismo lugar, no hay posibilidad de mezclar chats personales con otros de trabajo, y es muy sencillo consultar la información a posteriori.
Tal como comentaba Alfredo Cebrián, responsable de Sefici, en una entrevista en este mismo blog:
Sefici es un desarrollo nacido del sentido común. Gracias a nuestra entrada en centenares de empresas de diferentes sectores pudimos detectar como entidades de todos los tamaños empezaban a adquirir vicios peligrosos para la compañía, como utilizar Whatsapp o aplicaciones de mensajería pensadas para el público general en entornos familiares o de ocio, en el trabajo. Cada vez más profesionales utilizaban estas aplicaciones para comunicar incidencias o casos a compañeros, todo por la comodidad y rapidez, pero penalizando el control y la seguridad de la compañía.
La prueba de la app es gratuita, y se es posible registrarse y descargarse las apps también gratuitamente desde su web.
