Ya acabaron las vacaciones y llega a amenaza del estrés post vacacional. Pero este estrés no solo se debe al cambio de una playa paradisíaca por una oficina con paredes. A lo que todos estamos temiendo es a la bandeja de entrada de nuestro gestor de correo electrónico.
- ¿Cuántos mensajes nos esperan para meternos en un agujero negro de información?
- ¿En cuántos correos estaremos en con copia que ni nos van ni nos vienen?
- ¿Cuántas cadenas interminables de correo que no aportan nada tendremos que desenmarañar con “ok”, “tú que opinas”, “lo pensaré” y frases sin sentido?
Según los cálculos en Noysi, la plataforma web y móvil cuyo objetivo es alcanzar el #zeroemail, el reto al que nos enfrentaremos al sentarnos delante del ordenador puede superar las 30 horas. Casi 5 días dedicados sólo a abrir y cerrar correos electrónicos, que se multiplicará si añadimos además el tiempo empleado en leer, responder (para incrementar los hilos de emails) o gestionar los archivos adjuntos.
El cálculo se obtiene a partir de una media de 80 correos electrónicos recibidos cada día por parte de un trabajador medio de una oficina. Se estima que el tiempo medio en abrir y cerrar un correo electrónico (teniendo en cuenta el periodo necesario para concentrarse de nuevo en la siguiente tarea) ronda los 90 segundos. De ahí la cantidad total de 30 horas tras un periodo de tres semanas de vacaciones (15 días laborables).
Tiempo empleado en abrir y cerrar emails al volver de vacaciones: 15 días laborables x 80 emails diarios x 90 segs= 30 horas.
Esta media no tiene en cuenta a “empleados de riesgo” donde el abuso del correo electrónico puede superar los más de 200 diarios, como Comerciales, Servicios de atención al cliente, Gestión con proveedores, Financiero o Recursos Humanos.
Las recomendaciones para evitar el típico colapso tras la vuelta al trabajo se basan en cinco reglas sencillas:
- Lee en titulares. Realizar una primera lectura solo de los asuntos de los emails, para detectar la urgencia de cada uno de ellos y proceder en orden a su apertura.
- No caigas prisionero de las cadenas de emails. Abrir las conversaciones en cadenas de emails de más reciente a más antiguo, así evitarás agobiarte por situaciones que han evolucionado posteriormente.
- Normas de etiqueta: Respuestas tipo. La urgencia del email determina que el tiempo de la respuesta, pero una buena opción para aquellos que no sean urgentes puede ser una respuesta tipo de confirmación de lectura con previsión de tiempo de respuesta. Evitarás emails de reconfirmación.
- Tu mente debe trabajar más que tus dedos. Muchas veces “pensamos” a través de la escritura de emails, lo que propicia prolongar la conversación en una cadena interminable. Busca la respuesta más concluyente.
- “Mata al email”. La última recomendación es precisamente no echar más leña al fuego. Existen otras alternativas a escribir un email, como trasladar la respuesta en persona (sin “pausas” para el café) o recurrir a llamadas de teléfono, videoconferencias o chats de empresas. La conversación en tiempo real siempre será más rápida y productiva.
Noysi propone un cambio en los protocolos de comunicación de las empresas, donde los mensajes se comparten en un chat en tiempo real en vez de a través del correo electrónico. El trabajo en equipo se hace más horizontal, se gestiona de forma más directa y se realiza de forma más transparente.
La gestión de comunicaciones por equipos y canales de información facilita un entorno más productivo. Se calcula que un 25% del tiempo de los empleados se destina solo a abrir y cerrar correos electrónicos.
