En tu empresa tiras de autogestión. Sois los justos y siempre que puedes intentas hacer frente a los nuevos retos con el personal de que dispones. Igual que no sales corriendo al médico cada vez que estornudas y te resistes a pedir cita apañando con una aspirina y un buen caldo caliente, no corres a contratar a un experto cada vez que no sabes hacer algo.
En general, todos esperamos hasta que los síntomas duran demasiado o la cosa se complica. Sin embargo, algunos recalcitrantes no acuden al médico hasta que tienen neumonía. En general, en el término medio está la virtud, pero encontrar el punto justo entre el hacerlo tú mismo y contratar a un experto que se encargue no siempre es tarea fácil.
En toda empresa es importante saber cuándo hay que abrocharse el cinturón pidiendo al equipo que afronte una actividad nueva o cuando toca tirar de ahorros contratando a alguien que la haga por nosotros. Lo malo es que no existe una pauta única que aplicar para saberlo. La frontera es difusa y la respuesta dependerá de qué platillo inclina la balanza, si el peso de tus capacidades o el de la propia tarea. Cuando cuentas con ciertas capacidades internas, a veces una “consulta express” puede ser suficiente. Si estás más solo, no te va a quedar otra que acudir a pedir ayuda a un experto en toda regla.
El primer paso será determinar con claridad y sin autoengañarte el tipo de ayuda que necesitas. A veceses suficiente con una pequeña “mano táctica” para completar el círculo resolviendo un problema concreto que se te ha encallado o que te viene grande, como organizar un evento o hacer una gestión oficial. Otras, necesitarás que te ayuden en un plano más estratégico y durante un periodo de tiempo más largo pero acotado, como durante el lanzamiento de un nuevo producto. Y otras necesitarás la compañía a largo plazo de un “experto estructural” que te realice la selección de personal o a quien encargar las campañas de marketing digital.
El segundo, analizar honestamente las capacidades con las que cuentas. Yo soy partidaria de hacer las cosas con recursos propios cuando tenemos tiempo, herramientas y ciertas habilidades para hacerlo. Pero también lo soy de contratar ayuda especializada si percibes a tu gente arrastrando los pies, los plazos son muy ajustados o necesitas estar totalmente centrado en el día a día.
Evaluar si necesitamos ayuda
Cuando las fronteras son difusas, “hacer un test” ayuda a tomar una decisión
- Conocimientos / habilidades: ¿Sabemos lo que estamos haciendo? ¿Tenemos o podemos adquirir habilidades para la tarea? Soy de las que cree que casi todo se puede aprender, pero las tareas y proyectos críticos para la empresa o muy sensibles al factor tiempo no son la mejor ocasión para tratar de adquirir nuevas habilidades. En esos casos es mucho mejor que un especialista nos guíe y tratar de aprender lo máximo de su labor.
- Complejidad: ¿Seremos capaces de lograr el mismo o mejor resultado sin ayuda? Evalúa todos los aspectos del proyecto. Y la importancia o no de mantenerlo en un plano estratégico. Cuantos más palos hay que tocar, más recomendable es contratar un director para la orquesta.
- Tiempo: ¿Es esta tarea en lo mejor que podemos invertir nuestro tiempo? El tiempo es un recurso mucho más valioso que el dinero y en ocasiones no nos damos cuenta de ello. Sin dudarlo, contrátala fuera cuando te consuma demasiado tiempo. Aunque puedas hacerla solo, no te distraigas demasiado o pondrás en riesgo tu propio negocio.
Al final, es la combinación entre las necesidades de la propia tarea y tus propias capacidades lo que da la primera pista. Y la segunda, como siempre, viene determinada por el dinero del que dispongas. No es lo mismo cambiar los azulejos en un baño que hacer una reforma integral de un piso antiguo, decoración incluida. No lo hará igual de bien un fanático del interiorismo que un soso que apenas distingue los colores. ¡Y no es igual hacerlo justito de pasta que sin límite para gastar!
Así que si en tus respuestas anteriores ha ganado el no, entonces lo mejor es que empieces a pensar en cómo seleccionar a quien vayas a llamar. Elegir al experto adecuado y cómo plantearle la cuestión no siempre es obvio, así que nuevamente propongo un test para ayudarte a evaluar el escenario completo al que vas a enfrentarte
- ¿Qué tareas necesitas abordar, por qué y qué aporta cada una al conjunto?
- ¿Cuáles son los tres principales beneficios de contratar un experto externo?
- ¿Con qué plazo cuentas y por qué? ¿Cómo impactarían los posibles retrasos?
- ¿Has evaluado bien al personal interno? ¿Por qué lo descartas?
- ¿Cómo vas a medir el éxito del proyecto que encargo?
- ¿Qué impacto tiene en tu día a día? ¿Qué recursos propios tendrás que poner como apoyo?
- ¿Quién tendrá que trabajar o hacer la interlocución con él?
- ¿Qué es lo más importante para ti en relación a la persona o empresa que vas a contratar?
- ¿Hasta qué punto vas a intervenir en su tarea?
- ¿Cuánto estás dispuesto a gastar?
No acabo sin recordarte que los expertos externos son una inversión no sólo por el resultado del proyecto sino porque trabajando con ellos se puede aprender muchísimo. Por eso, disponer de algunas pautas para evaluar cuándo son necesarios y cómo poner a punto la relación con ellos, te permitirá garantizar tanto un resultado de calidad como una experiencia de calidad, que sin duda, te hará crecer.
