La gestión del tiempo es muy importante para cualquier trabajador, pero absolutamente esencial para el autónomo, ocupado en múltiples frentes en su devenir diario. Uno de los mayores devoradores del tiempo es el email. ¿Cómo podemos organizar y gestionar eficientemente nuestro correo electrónico?
Email y productividad son palabras que chocan en muchas ocasiones. Y no debería ser así. Por desgracia, leer y responder decenas de correos electrónicos forma parte de nuestra tarea cotidiana.
¿Por qué organizar bien el correo electrónico?
La correcta organización de nuestro correo electrónico es necesario por varios motivos:
- Reduce el tiempo de trabajo y los quebraderos de cabeza al poder gestionar mejor los mensajes.
- Mejora la productividad al ordenar los mensajes y facilitar la distinción de los prioritarios sobre los prescindibles.
- Facilita un orden lógico en la bandeja de entrada que ayuda a localizar los mensajes y la información más relevantes.
- Permite un sistema de seguimiento de tareas y proyectos que hace posible un cumplimiento de plazos en el trabajo.
Consejos para organizar el correo electrónico
Organizar nuestro email nos ayudará a dedicar menos tiempo a esta tarea y poder centrarnos en otras labores que también requieren de nuestra atención. Contar con un correo profesional, algo que es posible con herramientas como Office 365, es un primer paso que ayudará. Sigue estos consejos para gestionar el correo de forma eficaz:
Elimina correos y newsletters innecesarias
Mantener una bandeja limpia y ordenada es fundamental para organizarnos bien. Elimina todos los correos que no necesitas. No es necesario guardar los mensajes que no te aportan información relevante y te saturan la bandeja de entrada.
Es muy habitual suscribirse a newsletters o dejar nuestro correo para recibir mensajes publicitarios de todo tipo. Si no son relevantes para nuestra tarea profesional, es mejor prescindir de ellos. Repasa los boletines y newsletters que recibes con regularidad y elimina las que no lees o no te aportan nada.
Una actividad muy aconsejable es limpiar por completo la bandeja diariamente. Archiva los correos que realmente necesitas y elimina los demás. Así, tendrás una bandeja limpia y al día siguiente verás en primer lugar los nuevos correos. Organizar diariamente nuestro correo nos facilita controlar la tarea y estar al día den nuestras actividades.
Utiliza las carpetas de correo, filtros y etiquetas
Algunos correos son información de referencia, otros representan trabajo en curso, otros requieren una actuación urgente, mientras que otros se refieren a una acción por acometer más adelante. También puedes distinguir los emails según diferentes tipos de trabajo. Una efectiva organización ha de permitir separar diferentes tipos de correo electrónico. Usar etiquetas permite clasificar tus emails según su contenido o importancia.
También puedes crear carpetas para temas diferentes o proyectos. Las carpetas pueden resultasr muy útiles para organizar los contenidos de tus emails. Pero cuidado. Debes tener muy claro cómo deseas dividir estos temas. Tómate tu tiempo para organizar y repartir los correos en las carpetas correspondientes. Es imprescindible que no tengas demasiadas carpetas creadas, así que elimina las que no sean relevantes.
Usar filtros es otra manera eficiente de organizarse. La utilización de filtros en el correo permite mover los correos de un remitente concreto a una carpeta determinada.
Establece un horario de consulta del email
Para no enfrascarse en la lectura y envíos de emails, conviene establecer y respetar un horario específico para estas tareas. Lo ideal sería revisarlo en intervalos regulares. El objetivo es no engancharse revisando constantemente la bandeja de entrada, lo que podría interrumpir nuestras tareas laborales.
Usa la función de búsqueda
Es posible que necesitemos de vez en cuando consultar un email antiguo. Si es así y tienes un gran número de correos electrónicos, usa la función de búsqueda para encontrar el deseado. Se puede consultar por remitente o destinatario, por asunto del mensaje o incluso por el propio texto del correo.
Sé conciso y concreto en tus correos
Es preciso ser claro, conciso e ir al grano en la redacción de los correos que enviemos. Ayudará a nuestro interlocutor a entender lo que queremos y nos ahorrará tiempo. Algunas claves para ello son:
- Lenguaje claro: la concisión y el uso de frases cortas y directas ayudará a la comprensión y evitará malentendidos.
- Céntrate en lo esencial: junto con la brevedad y concisión, es importante que nuestros correos se centren en lo esencial que queremos comunicar. Si es posible, que pueda resumirse en una sola cuestión que no alargue necesariamente el mensaje. Si hay varias cuestiones que abordar, escribe lo importante primero, no lo dejes para el final.
- Elige un asunto específico: el asunto del correo debe ser lo más breve posible, pero que resuma bien el tema a tratar. Eso ayudará también a identificar el correo mejor si queremos recuperarlo.
- Usa respuestas rápidas: en los correos que requieran contestaciones claras y concretas, no te líes en las respuetas. Contesta de manera rápida y yendo al grano.
- Evita las despedidas: a veces se pierde tiempo eligiendo una fórmula para despedirnos. En la mayor parte de las ocasiones no es necesario despedirse de manera explícita. Simplemente termina el email cuando hayas acabado todo lo que tenías que decir.
- Usa una firma: utiliza una firma en tus correos que puedes establecer de forma automática. En ella puedes incluir tus datos de contacto, la página web de tu negocio y cualquier otra información conveniente.
Usa el correo electrónico sólo cuando es necesario
Otro de los errores en la gestión del email es usarlo para todo tipo de cosas. Es probable que muchas tareas en equipo, con clientes o proveedores pueda abordarse por otros medios. A veces hacer llamadas puede ser necesario, especialmente si necesitamos una respuesta inmediata. Otras veces otro tipo de canal, como la mensajería, resulte más adecuado. En todo caso, todo lo que ayude a no saturar nuestro correo electrónico es bienvenido.
